Procesreglement conform §8, lid 2 van de Duitse zorgplichtwet op toeleveringsketens (LkSG)
I. Instelling en doel van de klachtenprocedure
Miele heeft als bedrijf een passende klachtenprocedure conform §8 van de Duitse zorgplichtwet op toeleveringsketens ingesteld. De klachtenprocedure maakt het personen mogelijk om op risico's te wijzen die betrekking hebben op mensenrechten en het milieu, alsmede op schendingen van plichten met betrekking tot mensenrechten en het milieu. Het gaat hierbij om risico's en schendingen die zijn ontstaan door economische activiteiten van een bedrijf in de eigen bedrijfstak of van een directe of indirecte toeleverancier.
II. Bevoegdheid en bereikbaarheid
De klachtenprocedure is ondergebracht bij een externe vertrouwensadvocaat (ombudsman), die als volgt bereikbaar is:
Dr. Carsten Thiel von Herff, LL.M.
Loebellstraße 4
D - 33602 Bielefeld
Tel: +49 521 557 333 0/Mobiel: +49 151 58230321
E-mail: ombudsmann@thielvonherff.de
Meldplatform: www.report-tvh.com
Homepage: www.thielvonherff.de
De vertrouwensadvocaat werkt als zelfstandige en onafhankelijke advocaat. Hij is onpartijdig en krijgt geen instructies van het bedrijf met betrekking tot de inhoudelijke behandeling van de zaak. De vertrouwensadvocaat is verplicht tot geheimhouding. Indien gewenst, beschermt hij de vertrouwelijkheid van de identiteit van iemand die een melding doet.
III. Klachtenprocedure
De vertrouwensadvocaat neemt de klacht in ontvangst en bespreekt indien nodig de stand van zaken met degene die de melding doet. In elk geval ontvangt degene die de melding doet een ontvangstbevestiging.
De vertrouwensadvocaat controleert of er sprake is van nalatigheid of schending in het kader van de Duitse zorgplichtwet op toeleveringsketens (LkSG), andere wetten of interne regels. Wanneer er voldoende aanknopingspunten daarvoor zijn, geeft hij de aan hem voorgelegde feiten in rechtsgeldige vorm door aan het bedrijf voor nader onderzoek. De daadwerkelijke uitvoering van dit onderzoek ligt bij de afdeling Compliance. De vertrouwensadvocaat onderzoekt de zaak niet zelf om zijn neutraliteit niet in gevaar te brengen.
Het bedrijf onderzoekt de melding met inachtneming van de wet en de interne regels en houdt ook rekening met de belangen van alle betrokkenen. Het onderzoek dient snel en zonder grotere onderbrekingen te worden uitgevoerd.
Personen naar wie onderzoek wordt gedaan, moeten eerlijk en respectvol worden behandeld. Voor al deze personen geldt het vermoeden van onschuld. Het recht om gehoord te worden, moet worden gewaarborgd. Daarom worden de personen van wie melding is gemaakt, hier zo snel mogelijk over geïnformeerd en wordt hen gewezen op hun recht op informatie en rectificatie. Wanneer er echter een ernstig risico bestaat dat het onderzoek van de melding gevaar loopt door een dergelijke kennisgeving, kan dit worden uitgesteld tot na het afsluiten van het onderzoek resp. totdat het risico is vervallen.
De juridische beoordeling van de onderzochte feiten en het vastleggen van de juiste maatregelen om onjuiste handelspraktijken te verhelpen en te voorkomen, worden gedaan door het bedrijf. Het bedrijf kan hierbij de vertrouwensadvocaat betrekken. Maatregelen kunnen bijvoorbeeld passende civielrechtelijke stappen of het inschakelen van een instantie zijn. Ook als er in het concrete geval geen schendingen worden vastgesteld, kan het wenselijk zijn om voorstellen te doen om werk- en bedrijfsprocessen en organisatie- en gedragsvoorschriften te wijzigen.
Degene die de melding heeft gedaan kan op elk moment bij de vertrouwensadvocaat naar de stand van zaken informeren. 3 maanden na ontvangst van de melding krijgt deze persoon feedback over de vervolgstappen naar aanleiding van de melding. Uiterlijk na afloop van het proces wordt degene die de melding heeft gedaan, binnen het wettelijke toegestane kader, door de vertrouwensadvocaat ingelicht over het resultaat.
IV. Bescherming van degene die de melding doet
Degene die de melding doet, is in beginsel beschermd tegen discriminerende of disciplinaire maatregelen. Er wordt geen enkele tegen deze persoon gerichte vergeldingsactie getolereerd. Als er aanwijzingen zijn dat er sprake is van vergeldingsmaatregelen gericht tegen degenen die de melding doen, moet direct de vertrouwensadvocaat worden ingeschakeld.
Als de vertrouwensadvocaat iemand die een melding heeft gedaan geheimhouding heeft toegezegd, dan zal hij de naam en identiteit van deze persoon niet zonder toestemming aan het bedrijf of derden bekendmaken. Als de vertrouwensadvocaat in een straf- of civiele zaak of een ander proces als getuige wordt gehoord, dan mag hij de naam en identiteit van degene die de melding heeft gedaan, uitsluitend bekendmaken als hem dit zowel door deze persoon als door het bedrijf schriftelijk wordt toegestaan.
De wens tot bescherming van de identiteit die wordt geuit door degene die de melding heeft gedaan, is in strijd met het belang van openbaarmaking van de zaak door personen over wie de melding gaat. Ook daarom wordt bewust misbruik van de mogelijkheid tot het indienen van klachten en meldingen niet getolereerd. De vertrouwensadvocaat moet degene die de melding doet er in het eerste gesprek op wijzen, dat bij een opzettelijk misbruik van de klachtenprocedure de identiteit van die persoon aan het bedrijf bekend mag worden gemaakt.
V. Gegevensbescherming
Het in acht nemen van de wettelijke bewaarplichten en de bepalingen op het gebied van de gegevensbescherming, wordt gewaarborgd door de vertrouwensadvocaat. De verzamelde persoonsgegevens beperken zich tot informatie over de identiteit, functie en contactinformatie van degenen die de melding doen en degenen over wie de melding gaat, alsmede over de overige persoonsgegevens die absoluut noodzakelijk zijn voor de afhandeling van de zaak. Daarnaast worden uitsluitend gemelde feiten, bewerkingsgegevens, verdere stappen met betrekking tot de melding en testrapporten opgeslagen.
Voor de in het kader van meldingen en onderzoeken vastgelegde persoonsgegevens is de bewaartermijn 2 maanden na afsluiting van de onderzoeken. Deze termijn wordt dienovereenkomstig verlengd wanneer er, aansluitend aan het onderzoek, disciplinaire procedures, rechtszaken of andere geschillen zouden zijn waarvoor de gegevens nodig zijn.
De functionaris voor de gegevensbescherming controleert regelmatig of de klachtenprocedure voldoet aan de regels inzake gegevensbescherming.
VI. Effectiviteit van de klachtenprocedure
De effectiviteit van de klachtenprocedure wordt één keer per jaar gecontroleerd en ook wanneer daar aanleiding voor is. Dit kan bijvoorbeeld zijn wanneer het bedrijf rekening moet houden met een aanzienlijk gewijzigde of aanzienlijk grotere risicosituatie in de eigen bedrijfstak of bij een directe toeleverancier, bijvoorbeeld door de introductie van nieuwe producten, projecten of een nieuw bedrijfsgebied.